Guia essencial para montar um escritório
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Em um escritório bem montado, os equipamentos, os sistemas e o ambiente contribuem para tornar você e sua empresa mais eficientes.
Planejá-lo adequadamente desde o início é a melhor maneira de garantir que seu escritório tenha o que você precisa.
1. Mobiliar o escritório
Comece com um mínimo básico de móveis e equipamentos
- Uma mesa padrão, com cadeira ajustável (altura e apoio para as costas), com rodízios, é adequada para a maioria das pessoas. Uma mesa em forma de L pode ser melhor para usar um PC.
- Olhe através de um catálogo de material de escritório para descobrir o que você precisa.
- Leiloeiros realizam vendas regulares de móveis. Pesquise on-line por ‘leileiros e avaliadores’.
- Uma empresa de desembaraço de escritório pode oferecer conjuntos completos de móveis e equipamentos de escritório de empresas fechadas ou reduzidas.
- Se você alugar um espaço em um centro de negócios, o mobiliário básico geralmente está incluído na taxa de licença. Quer saber mais sobre moveis sobre ? Acesse https://www.moveisparaescritoriobh.com.br/
Planeje o layout do seu escritório para um trabalho eficiente
- Organize o escritório para minimizar o tempo perdido na movimentação.
- Armazene equipamentos e arquivos usados com frequência em fácil acesso.
- Se você tem funcionários, coloque aqueles que trabalham juntos próximos uns dos outros.
Se você espera que os visitantes venham ao seu escritório, pense nos requisitos deles
- Você vai precisar de uma sala de reuniões separada?
- Você precisa que os visitantes fiquem impressionados com o ambiente confortável?
2. Comunicações
Certifique-se de ter linhas telefônicas e ramais suficientes
- Investigue os diferentes tipos de sistema telefônico comercial e procure um fornecedor para economizar dinheiro em chamadas.
Existem várias opções quando se trata de adquirir equipamentos de comunicação
- A maioria dos tipos de equipamentos pode ser comprada, alugada ou arrendada.
- Os fornecedores podem ser encontrados online. Compre ao redor, especialmente para pechinchas em telefones de extensão de segunda mão e sistemas de telefonia para pequenas empresas.
Pense em como você se certifica de que é contactável
- Estar disponível é essencial para as start-ups. Considere a variedade de serviços e dispositivos que você pode usar para garantir que sempre possa ser alcançado.
- A maioria dos clientes e fornecedores espera poder entrar em contato com você por e-mail.
- Um telefone celular permite que você seja contactado em todos os momentos. As tarifas das chamadas podem aumentar, mas há uma variedade de estruturas tarifárias, incluindo ofertas de pré-pagamento, para atender à maioria das empresas.
- A chamada em espera alerta você durante uma chamada se outro chamador estiver tentando entrar em contato com você. Você pode alternar de chamada para chamada e vice-versa. A maioria dos fornecedores de serviços cobra por isso.
- O desvio de chamadas permite redirecionar as chamadas recebidas. Haverá uma taxa padrão mais o custo das chamadas desviadas.
- Lembre-se de que alguns chamadores podem não gostar de deixar mensagens de correio de voz.
3. Equipamento de escritório
O tempo economizado por ter o equipamento certo em seu escritório mais do que justificará o custo.
A maioria das start-ups descobre que os equipamentos de informática se pagam em um ano
- O software certo melhorará a produtividade e a precisão e diminuirá o tempo gasto em tarefas repetitivas. Por exemplo, gerenciamento de relacionamento com o cliente ou software de contas.
- O hardware de qualidade será rápido e confiável, reduzindo o estresse e o tempo de inatividade.
Se você precisar de uma fotocopiadora, escolha uma que se adeque à carga de trabalho de cópia esperada
- Muitas pequenas empresas podem usar uma impressora multifuncional para cópias diárias e usar lojas de fotocópias para um número maior de cópias.
- Se você alugar uma copiadora, verifique cuidadosamente as taxas de manutenção. Fique atento a compromissos de manutenção caros, cláusulas de compra e contratos de uso mínimo.
Você pode querer um scanner
- Muitas empresas acham que uma impressora multifuncional é adequada para digitalizações ocasionais.
- Um scanner com software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) pode ser um bom investimento, se você precisar redigitar grandes volumes de texto rotineiramente.
- Teste qualquer modelo que esteja pensando em comprar, testando-o em um documento típico de sua carga de trabalho. É provável que você queira um scanner de mesa que seja rápido, com alta resolução e um bom pacote de software de OCR.
Considere as alternativas antes de comprar qualquer item de equipamento de escritório
- Talvez seja melhor usar um serviço externo.
- Alguns centros de negócios fornecem equipamentos de escritório por uma taxa de licença mais alta.
4. Papelaria comercial
Sua papelaria é um fator importante na criação da imagem do seu negócio.
Todos os seus artigos de papelaria devem ter uma marca consistente
- Todos devem usar tipos de letra, design e qualidade de papel – ou cartão – correspondentes.
- Escolha um tipo de letra claro e de fácil leitura.
- As gramaturas do papel variam de 80 g/m² (gramas por metro quadrado) a 120 g/m². O cartão varia de 180 gsm a mais de 300 gsm. O papel de carta pesado e de ‘qualidade’ é importante para a sua imagem?
- Um logotipo ou slogan reconhecível pode ajudar a construir a imagem da sua empresa.
- Um bom impressor ou designer poderá aconselhá-lo e mostrar-lhe amostras de trabalhos anteriores.
Papel timbrado (tamanho A4) é usado para cartas para clientes e fornecedores
- Inclua o nome da sua empresa, endereço (incluindo código postal), endereços de e-mail e site e número de telefone. Para mais informações sobre moveis de escritório, acesse https://www.moveisparaescritoriobh.com.br/produtos/estacoes-de-trabalhos/
- Por lei, você deve incluir os nomes do empresário individual ou de todos os sócios, ou o nome completo da empresa – a menos que seja o mesmo que o nome da empresa. Uma empresa limitada pode adicionar todos ou nenhum dos nomes dos diretores.
- Uma sociedade limitada deve mostrar o número registrado, o endereço da sede e o país de registro.
- As empresas registradas para IVA devem mostrar seu número de IVA nas faturas.
Os recibos de elogios são uma versão reduzida do seu papel timbrado
- Eles fornecem todas as informações básicas (mas omitindo detalhes como sede) em um pedaço de papel menor – geralmente a mesma largura, mas um terço da profundidade.
- Eles são úteis – e econômicos – para enviar mensagens breves e notas de apresentação.
Pense em faturas, recibos e extratos
- Se a sua empresa emitir esses itens apenas ocasionalmente, você pode usar seu papel timbrado com um título apropriado inserido abaixo dele.
Os cartões de visita fornecem aos clientes e outros contatos um registro de seu nome e detalhes
- Use um tamanho de cartão padrão.
- Seu nome (incluindo o primeiro nome) e o cargo devem ser destacados. Você pode querer adicionar quaisquer qualificações relevantes.
- Inclua o nome, endereço e número de telefone da sua empresa, bem como seu número de telefone, e-mail e endereço da web.
- Os cartões de visita em tinta preta são a versão mais barata, dependendo do tipo de cartão utilizado.
5. Trabalhar em casa
Muitas iniciantes acham que montar um escritório em casa é a opção mais atraente. É barato e prático, mas pode haver desvantagens.
É legal?
- Normalmente, deve ser possível usar parte de sua casa como escritório sem incorrer em obrigações fiscais.
Fornecerá o ambiente de trabalho certo?
- Pode ser difícil disciplinar-se para ser produtivo.
- Leve-se a sério. Mesmo que você trabalhe apenas algumas horas por semana, lembre-se de que está administrando um negócio.
- Estabeleça um espaço de trabalho. Será mais fácil concentrar-se no trabalho assim que entrar nesse espaço e desligar quando sair.
- Separe ‘no trabalho’ de ‘em casa’. Desencoraje chamadas sociais e interrupções domésticas durante o seu dia de trabalho.
- Organize seus padrões de trabalho para se adequar à família e defina horários de trabalho durante os quais você não deve ser incomodado. Fora do horário de trabalho, dê toda a atenção à família e aos amigos.
Trabalhar em casa fornecerá a imagem certa?
- Você espera que os visitantes venham ao seu escritório? O que eles vão pensar? Você poderia marcar uma visita às instalações deles ou alugar uma sala de reuniões?
- Seu endereço será adequado? Você deve usar um endereço de correspondência? Os centros de negócios geralmente oferecem um ‘escritório virtual’, recebendo correio, telefonemas e faxes em seu nome e, em seguida, encaminhando-os para você.
Quais são as implicações financeiras?
- Uma proporção adequada de contas (por exemplo, eletricidade) pode ser tratada como despesas comerciais e compensada com impostos. Pode haver outras implicações fiscais. Peça conselhos ao seu contador.
- A menos que você reivindique pagamentos de hipoteca ou aluguel contra impostos, normalmente você não deve ser responsável pelas taxas comerciais. Se parte de sua propriedade for usada total ou principalmente para negócios, você poderá ser responsabilizado.
- Você deve informar às suas seguradoras que trabalha em casa (e alterar o seguro do seu carro, se o usar para negócios). Caso contrário, seu seguro pode se tornar inválido.
- Você pode querer fazer um seguro de responsabilidade civil. Se você emprega pessoas – mesmo trabalhadores em meio período – o seguro de responsabilidade do empregador é obrigatório.
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